Chapitre 4 – Actualiser et gérer les bases d'information relatives au personnel

4.1 – Le registre du personnel : mentions obligatoires, tenue, conservation 5 ans après départ

Le registre unique du personnel, prévu par les articles L1221-13 et suivants du Code du travail, est le document de référence qui retrace la totalité des entrées et sorties de salariés dans l'entreprise. Sa tenue est obligatoire dès le premier salarié, sans aucun seuil d'effectif. C'est le premier document que vérifient les agents de contrôle (inspection du travail, URSSAF) lors d'une visite : son absence ou ses lacunes constituent à elles seules une infraction, sanctionnée par une amende de 750 € par salarié non inscrit.

Les mentions obligatoires sont précisément définies. Pour chaque salarié, le registre doit comporter : les nom et prénom, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l'emploi et la qualification, la date d'entrée et la date de sortie de l'entreprise, le type de contrat (CDI, CDD, apprentissage, contrat de professionnalisation, mise à disposition d'intérim, stage rémunéré). Pour les salariés étrangers hors Espace économique européen, doivent également figurer le type, le numéro et la date de validité du titre autorisant l'exercice d'une activité salariée. Pour les travailleurs temporaires, doit figurer le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire. Les inscriptions doivent être faites au moment de l'embauche, dans l'ordre chronologique, de façon indélébile : pas de ratures, pas de gomme, pas de tippex.

La conservation est de cinq années à compter du départ de chaque salarié. Concrètement, une PME qui emploie en moyenne quinze personnes a un registre vivant qui couvre plusieurs décennies, puisque les mentions des plus anciens collaborateurs y figurent encore. Sophie, assistante administrative dans une PME de bâtiment de Roubaix, met à jour le registre dématérialisé dès qu'elle valide une DPAE : la double saisie est ainsi évitée. Le registre peut être tenu sous forme papier, sous forme numérique, ou de manière mixte. La forme numérique est aujourd'hui largement préférée car elle s'intègre au SIRH et garantit l'antériorité par horodatage informatique. Théo, qui a remplacé Sophie pendant un congé maternité, a découvert un registre parfaitement à jour : aucun salarié manquant, aucune date approximative, ce qui lui a permis de répondre sereinement à un contrôle URSSAF déclenché pendant son intérim.

Le registre unique du personnel

4.2 – Le SIRH (Système d'Information RH) : fonctions, modules, mise à jour

Le SIRH, ou Système d'Information des Ressources Humaines, est l'outil informatique qui centralise et coordonne l'ensemble des données et des processus liés au personnel d'une organisation. Loin du simple logiciel de paie, c'est désormais une plateforme intégrée qui couvre toute la vie administrative du salarié, depuis le recrutement jusqu'à son départ et à la conservation des archives. Pour l'assistant en gestion, la maîtrise du SIRH est devenue une compétence technique aussi importante que le maniement du tableur ou du courrier électronique.

Un SIRH moderne s'articule autour de plusieurs modules interconnectés. Le module Administration du personnel gère le dossier individuel, le contrat, les avenants, l'absentéisme, les congés. Le module Paie traite la production des bulletins, le calcul des cotisations, l'édition de la DSN. Le module Temps gère les horaires, les pointages, les heures supplémentaires, les compteurs RTT. Le module Recrutement suit les annonces, les candidatures, les entretiens. Le module Formation pilote le plan de développement des compétences, les inscriptions, les certifications. Le module Évaluation organise les entretiens annuels et professionnels. Karim, gérant d'un restaurant à Marseille qui emploie douze personnes, utilise un SIRH cloud (Payfit) qui regroupe toutes ces fonctions en un seul abonnement mensuel.

La force du SIRH réside dans la mise à jour automatique en cascade : un événement déclaré dans un module se propage dans les autres. Lorsqu'Inès, assistante RH chez un cabinet d'expertise comptable, enregistre une fin de période d'essai validée dans l'administration du personnel, le module paie ne facture plus la prime spécifique, le module temps ouvre les droits à congés payés selon les règles classiques, et le SIRH met à jour le registre du personnel. Cette automatisation libère du temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée (accompagnement managérial, conseil juridique, gestion des contentieux). Mais elle exige en contrepartie une vigilance accrue sur la qualité des données saisies : une erreur initiale se propage instantanément dans toute la chaîne. La règle d'or est la saisie unique : une donnée n'est entrée qu'à un seul endroit, et toutes les autres applications la consomment par interface.

Le SIRH : 6 modules connectés

4.3 – Les événements déclencheurs de mise à jour : embauche, mutation, promotion, départ, congé

Le SIRH n'est utile que s'il reflète à tout moment la réalité de la situation du personnel. La valeur d'une base de données RH se mesure à la fraîcheur et à l'exactitude de ses données. Or, la vie d'un salarié est ponctuée d'événements qui modifient sa situation administrative, contractuelle, fiscale ou statutaire. Chaque événement est un déclencheur de mise à jour : ne pas le saisir, ou le saisir avec retard, déstabilise toute la chaîne de paie et de déclaration.

Cinq grandes catégories d'événements rythment la vie du salarié. L'embauche déclenche la création complète du dossier individuel, la DPAE, l'inscription au registre, l'affiliation aux organismes sociaux, l'édition du contrat. La mutation interne déclenche la modification du lieu de travail, du rattachement hiérarchique, parfois du poste budgétaire, sans changement contractuel si la zone reste dans la mobilité prévue. La promotion entraîne un avenant, une modification de la classification, du coefficient, du salaire, et parfois du forfait jours. Le départ déclenche la sortie du registre, la production des trois documents de fin de contrat, le solde administratif, l'archivage du dossier individuel. Les congés (maternité, paternité, parental, sabbatique, sans solde, maladie longue) suspendent le contrat tout en maintenant des obligations spécifiques pour chaque type.

À ces cinq macro-événements s'ajoutent des micro-événements parfois oubliés : changement d'adresse, changement de RIB, mariage ou PACS, naissance d'enfant, changement de mutuelle (cas de dispense), changement de nom, modification de la situation au regard du handicap. Camille, assistante en mairie qui gère le personnel administratif de quarante agents, a mis en place un calendrier mensuel de relance : début de chaque mois, elle envoie un courriel collectif demandant aux agents de signaler tout changement personnel survenu pendant le mois écoulé. Cette pratique simple a fait passer le taux d'erreur sur les bulletins de paie de 3,5 % à moins de 0,8 % en six mois, et a évité plusieurs incidents de virement bancaire vers des comptes périmés. La traçabilité des mises à jour (qui a modifié quoi, quand, sur la base de quelle pièce) est désormais imposée par le RGPD.

5 événements, 5 chaînes de mise à jour

4.4 – La conformité RGPD des données RH : registre de traitements, consentement, durée de conservation

Le Règlement Général sur la Protection des Données, entré en application le 25 mai 2018, a profondément réorganisé la manière dont les entreprises peuvent collecter, conserver et utiliser les données personnelles de leurs salariés. Loin de constituer une contrainte technique isolée, le RGPD impose une véritable culture de la responsabilité dans toute l'organisation. La fonction RH est l'une des premières concernées car elle manipule au quotidien des données particulièrement sensibles : santé, situation familiale, religion (jours fériés), affiliation syndicale, opinion politique (élections IRP).

Sept grands principes structurent la conformité. La licéité du traitement impose une base juridique claire : contrat de travail, obligation légale, intérêt légitime ou consentement explicite. La finalité oblige à définir précisément à quoi servent les données collectées : la finalité paie ne permet pas d'utiliser les mêmes données pour de la prospection commerciale. La minimisation interdit de collecter plus que ce qui est strictement nécessaire : demander la copie de la carte nationale d'identité pour archiver l'âge précis viole ce principe. L'exactitude impose la mise à jour régulière. La limitation de conservation fixe des durées maximales par catégorie. La sécurité impose des mesures techniques et organisationnelles (chiffrement, mot de passe, sauvegarde). La responsabilité (accountability) oblige à prouver à tout moment sa conformité.

Concrètement, l'entreprise doit tenir un registre des traitements RH qui décrit chaque traitement de données : nom, finalité, base légale, catégories de personnes concernées, données collectées, destinataires, durée de conservation, mesures de sécurité. Camille, assistante dans une association d'aide à domicile qui emploie quarante intervenants, a ainsi rédigé un registre de douze traitements : paie, formation, recrutement, accidents du travail, IRP, badgeage, mutuelle, prévoyance, formation continue, médecine du travail, contentieux, archives. Les durées de conservation s'échelonnent de quelques mois (candidatures non retenues : 2 ans maximum) à plusieurs décennies (paie : 5 ans actifs puis 50 ans pour le calcul retraite). Le salarié dispose de droits explicites : accès à ses données, rectification, effacement (dans les limites légales), portabilité, opposition.

RGPD RH : 7 principes + droits du salarié

4.5 – L'accès aux données RH : droits des salariés, droits des IRP, sécurisation des accès

La question de l'accès aux données RH ne se résume pas à un simple problème technique de mot de passe : elle traduit l'équilibre subtil entre transparence, confidentialité, droit à l'information et protection de la vie privée. Plusieurs acteurs sont concernés, chacun avec un périmètre d'accès propre, défini par la loi et précisé par la jurisprudence. L'assistant en gestion administrative est en première ligne pour faire respecter ces règles au quotidien.

Le salarié dispose d'un droit personnel d'accès à ses données. Concrètement, il peut consulter à tout moment son dossier individuel : contrat, avenants, bulletins de paie, évaluations professionnelles, formations suivies, courriers échangés, sanctions éventuelles non amnistiées. La consultation doit pouvoir être organisée dans des conditions raisonnables : sur place ou par envoi numérique, dans un délai d'un mois maximum à compter de la demande. La copie est gratuite. Quentin, comptable dans un cabinet d'expertise comptable lyonnais, a ainsi accédé à son dossier personnel après un entretien d'évaluation jugé injuste, ce qui lui a permis de constater qu'aucun écrit ne formalisait les reproches verbaux qui lui avaient été faits.

Les représentants du personnel (CSE, délégués syndicaux, délégués du personnel) bénéficient d'un droit d'accès à des informations collectives via la Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE), mise à jour régulièrement par l'employeur. Ils ne peuvent pas accéder aux dossiers nominatifs individuels, sauf cas spécifique (enquête sur un accident, médiation). L'inspection du travail, l'URSSAF, le médecin du travail et la justice disposent de droits d'accès propres, encadrés par la loi. La sécurisation des accès passe par plusieurs mesures : authentification forte (mot de passe robuste, double facteur), profils utilisateurs avec habilitations différenciées (administrateur, gestionnaire de paie, manager, salarié), traçabilité des connexions, chiffrement des données sensibles, sauvegarde régulière, sensibilisation des utilisateurs au risque de phishing. Sophie, assistante administrative dans une PME industrielle de Roubaix qui a subi une tentative de vol de données par courriel piégé, a mis en place une charte de sécurité informatique avec authentification à deux facteurs : aucune nouvelle tentative n'a abouti depuis.