Chapitre 3 – La gestion administrative des sorties du personnel

3.1 – La démission : préavis, formalisation, dispense, solde de tout compte

La démission est l'acte unilatéral par lequel le salarié manifeste sa volonté de mettre fin à son contrat de travail. Pour être valable, cette manifestation de volonté doit être claire, sérieuse et non équivoque : un coup de colère ne vaut pas démission, pas plus qu'un courriel sous le coup de l'émotion suivi d'un rétractatif. La jurisprudence est constante sur ce point : en cas de doute sur la volonté du salarié, la rupture peut être requalifiée en prise d'acte aux torts de l'employeur, avec les conséquences indemnitaires d'un licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Aucune formalité écrite n'est légalement obligatoire pour démissionner. Une démission verbale, dès lors qu'elle est sans ambiguïté, suffit. Cependant, l'écrit est fortement conseillé : il sécurise les deux parties et fait courir le délai de préavis. Adrien, technicien commercial dans une PME industrielle de Lille, a ainsi remis sa lettre de démission en main propre contre décharge à son responsable un lundi matin, en mentionnant uniquement son intention de rompre et la date d'envoi. Aucune obligation de motiver la démission : ni vexation, ni explication détaillée ne sont requises.

Le préavis, fixé par la convention collective ou par les usages de la profession, varie typiquement de un à trois mois selon l'ancienneté et la qualification. Pendant le préavis, le salarié continue à travailler dans les conditions habituelles et perçoit son salaire normalement. L'employeur peut accorder une dispense de préavis sur demande du salarié, qui ne percevra alors pas l'indemnité compensatrice ; il peut aussi imposer la dispense, auquel cas il devra verser cette indemnité. À la sortie effective, l'employeur remet trois documents : le certificat de travail (mentions limitées : identité, dates, emploi), l'attestation France Travail (téléchargée depuis net-entreprises.fr) et le solde de tout compte (récapitulatif chiffré des sommes versées : dernier salaire, ICCP non prises, primes éventuelles). Margaux, comptable démissionnaire dans un cabinet parisien, a ainsi quitté son poste après deux mois de préavis avec ces trois documents en mains.

La démission : acte du salarié, préavis et clôture

3.2 – Le licenciement : motifs, procédure (entretien préalable, lettre motivée), indemnités

Le licenciement est la rupture du contrat de travail à l'initiative de l'employeur. Le législateur français entoure cette décision unilatérale d'un cadre procédural très strict, dont le non-respect entraîne des conséquences financières lourdes pour l'entreprise : indemnité pour licenciement sans cause réelle et sérieuse, dommages-intérêts pour irrégularité de procédure, voire nullité dans les cas les plus graves. Toute la mécanique repose sur deux exigences cumulatives : un motif réel et sérieux d'une part, le respect de la procédure d'autre part.

Les motifs se répartissent en deux grandes familles. Le licenciement pour motif personnel résulte du comportement, de l'attitude ou des aptitudes du salarié : insuffisance professionnelle, faute simple, faute grave (départ immédiat sans préavis ni indemnité de licenciement), faute lourde (intention de nuire), inaptitude médicalement constatée. Le licenciement pour motif économique, lui, repose sur une cause étrangère à la personne du salarié : difficultés économiques, mutations technologiques, réorganisation pour sauvegarder la compétitivité, cessation d'activité. Sophie, comptable dans une PME industrielle de Roubaix, a vu son employeur engager une procédure de licenciement économique après la perte d'un client représentant 35 % du chiffre d'affaires.

La procédure comporte plusieurs étapes incontournables. L'employeur convoque le salarié à un entretien préalable par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge, en respectant un délai minimum de cinq jours ouvrables entre la convocation et l'entretien. La lettre précise l'objet, la date, l'heure, le lieu, ainsi que la possibilité pour le salarié de se faire assister par un membre de l'entreprise ou un conseiller du salarié. Lors de l'entretien, l'employeur expose les motifs envisagés et recueille les explications. La notification du licenciement intervient ensuite par lettre recommandée avec accusé de réception, au plus tôt deux jours ouvrables après l'entretien, et au plus tard un mois après pour motif disciplinaire. Cette lettre doit énoncer précisément et complètement les motifs : tout motif omis ne pourra plus être invoqué devant le conseil de prud'hommes. L'indemnité légale de licenciement, due à partir de huit mois d'ancienneté, s'élève à un quart de mois par année pour les dix premières années, et un tiers de mois par année au-delà.

La procédure de licenciement étape par étape

3.3 – La rupture conventionnelle : procédure, homologation, indemnité, droits au chômage

La rupture conventionnelle, introduite en droit français par la loi du 25 juin 2008, est une rupture d'un commun accord du CDI entre l'employeur et le salarié. Elle constitue une troisième voie de séparation, à mi-chemin entre la démission (qui prive le salarié des allocations chômage) et le licenciement (souvent conflictuel). Son succès est massif : plus de cinq cent mille ruptures conventionnelles sont signées chaque année, ce qui en fait un mode de séparation banalisé.

La procédure se déroule en plusieurs étapes. Elle débute par un ou plusieurs entretiens entre l'employeur et le salarié, au cours desquels les conditions de la rupture sont négociées : indemnité spécifique, date envisagée, dispense éventuelle de travail, droit à congé non pris. Le salarié peut se faire assister par un salarié de l'entreprise, un conseiller extérieur si l'entreprise n'a pas d'IRP, ou un membre désigné. Les parties signent ensuite un formulaire CERFA (15728-02) en deux exemplaires, qui matérialise leur accord. Inès, comptable dans un cabinet d'expertise comptable de Marseille, a négocié sa rupture conventionnelle en deux entretiens, sur fond de souhait de reconversion professionnelle dans le développement informatique.

Le salarié dispose ensuite d'un délai de rétractation de quinze jours calendaires à compter de la signature, pendant lequel il peut revenir sur son accord par lettre recommandée. À l'expiration de ce délai, la demande d'homologation est transmise à la DDETS (ex-DIRECCTE), qui dispose à son tour de quinze jours ouvrables pour homologuer ou refuser. L'absence de réponse vaut homologation tacite. L'indemnité spécifique de rupture conventionnelle ne peut être inférieure à l'indemnité légale de licenciement, et de nombreuses conventions collectives prévoient une indemnité majorée. Karim, gérant d'un restaurant qui se sépare ainsi d'un cuisinier après huit ans d'ancienneté, lui verse une indemnité conventionnelle équivalente à trois mois de salaire brut. Le salarié bénéficie ensuite des allocations France Travail dans les conditions de droit commun.

La rupture conventionnelle pas à pas

3.4 – Le terme du CDD et le départ à la retraite : formalités spécifiques

La fin d'un CDD et le départ à la retraite obéissent à des règles propres qui les distinguent à la fois de la démission, du licenciement et de la rupture conventionnelle. Ce sont des sorties programmées, prévisibles, mais qui exigent toutefois la rigueur de l'assistant en gestion administrative pour que les formalités soient menées dans les temps et que les droits du salarié soient respectés.

Le CDD à terme précis prend fin automatiquement à la date prévue au contrat, sans qu'aucune formalité de notification ne soit nécessaire. Le CDD à terme imprécis (remplacement, contrat d'usage à durée variable) se termine à la réalisation de l'événement défini : retour du salarié remplacé, fin de la mission, fin du chantier. Trois documents sont remis le dernier jour : certificat de travail, attestation France Travail, solde de tout compte. À cela s'ajoute l'indemnité de fin de contrat (10 % de la rémunération brute totale), sauf cas d'exclusion (saisonnier, contrat d'usage, refus d'un CDI sur le même poste, rupture anticipée pour faute grave ou force majeure). Lucas, embauché en CDD de remplacement maternité dans une mairie de cinq mille habitants pour neuf mois, a ainsi reçu cette indemnité de précarité majorée par convention collective à 12 %.

Le départ à la retraite peut être à l'initiative du salarié ou de l'employeur. Lorsqu'il est à l'initiative du salarié, celui-ci doit avoir liquidé ses droits à pension de base. Il informe son employeur par lettre, en respectant le préavis prévu (équivalent à celui de la démission). L'indemnité de départ à la retraite est due à partir de dix ans d'ancienneté : un demi-mois après dix ans, un mois après quinze ans, un mois et demi après vingt ans, deux mois après trente ans. Lorsque le départ est à l'initiative de l'employeur (mise à la retraite), le salarié doit avoir atteint au moins soixante-dix ans ; entre soixante-sept et soixante-dix ans, l'employeur peut interroger le salarié sur son intention. Anaïs, infirmière dans une mutuelle après trente-quatre ans de carrière, a ainsi liquidé sa pension à soixante-deux ans en partant volontairement, avec une indemnité de deux mois de salaire brut versée par son employeur.

Fin de CDD et départ à la retraite

3.5 – Les documents de fin de contrat obligatoires : certificat de travail, attestation France Travail, solde de tout compte

Quel que soit le motif de la rupture, l'employeur a l'obligation de remettre au salarié trois documents au moment de son départ. Ces documents sont à la fois la preuve de la rupture, le passeport pour les démarches futures (inscription France Travail, recherche d'emploi, validation de retraite) et la garantie pour l'employeur d'avoir respecté ses obligations. Toute carence ou retard peut donner lieu à des dommages-intérêts au profit du salarié.

Le certificat de travail est le plus succinct. Il doit mentionner uniquement la date d'entrée et de sortie, l'emploi occupé ou les emplois successifs ainsi que les périodes correspondantes, l'identité de l'employeur et celle du salarié. La loi interdit d'y faire figurer toute mention défavorable, voire toute appréciation : seul un certificat factuel et neutre est admis. Quentin, chef de rayon licencié pour faute après cinq ans de service dans un supermarché, a ainsi reçu un certificat de travail strictement factuel, sans la moindre allusion au motif de la rupture.

L'attestation France Travail (anciennement Pôle Emploi) est essentielle pour permettre au salarié de faire valoir ses droits à l'allocation chômage. Elle se télécharge directement depuis le portail net-entreprises.fr après remontée des éléments de la DSN, ou se génère via le logiciel de paie. Elle comporte l'identification de l'employeur et du salarié, les douze derniers mois de salaires bruts, les périodes d'absence, le motif précis de la rupture (code France Travail) et les indemnités versées. La transmission peut être faite par voie dématérialisée directement à France Travail, ou remise en main propre au salarié. Le solde de tout compte est le récapitulatif chiffré des sommes versées au salarié lors de la rupture : dernier salaire, indemnité compensatrice de congés payés, indemnité compensatrice de préavis le cas échéant, indemnité de rupture (licenciement, conventionnelle, retraite, précarité). Il doit être établi en deux exemplaires, l'un pour le salarié, l'autre pour l'employeur. Margaux, qui quitte un cabinet comptable parisien après une rupture conventionnelle, a signé son solde de tout compte avec la mention « pour solde de tout compte » : elle dispose alors de six mois pour le dénoncer si elle estime qu'une somme manque.