Chapitre 4 – La réception, le contrôle et le suivi des livraisons

4.1 – La réception physique des marchandises et le bon de livraison

La réception physique d'une livraison est une opération à enjeux multiples : elle clôture le cycle d'achat sur le terrain, elle transfère matériellement la propriété et la responsabilité de la marchandise du fournisseur vers l'acheteur, et elle conditionne le déclenchement légitime du paiement de la facture. Elle est donc loin d'être une simple manipulation de cartons. 

   Sur le plan opérationnel, la réception suppose la présence d'un agent de réception (magasinier ou assistant logistique) qui accueille le transporteur, contrôle les documents accompagnant la livraison, identifie le bon de commande de référence et procède aux différents contrôles avant de signer la prise en charge. 

   Le document central de cette étape est le bon de livraison (BL), parfois appelé bordereau de livraison ou bon de réception, émis par le fournisseur et qui détaille la nature et la quantité des produits livrés.

Le bon de livraison comporte obligatoirement le numéro de BC de référence, la date, la liste des articles avec quantités livrées, le nom du transporteur et un espace de signature pour l'acheteur. 

   Cette signature, communément appelée acquit, vaut accusé de réception conforme : c'est pourquoi il est crucial pour l'assistant de gestion de ne JAMAIS signer un BL sans avoir préalablement effectué les contrôles élémentaires. 

   Chez le grossiste alimentaire Frais & Plus à Nantes, Sophie Bertrand a institué la règle dite des « trois minutes » : avant de signer un BL, tout réceptionnaire doit prendre au minimum trois minutes pour ouvrir au moins un colis échantillon, vérifier le compte des palettes ou cartons annoncés, et signaler immédiatement toute anomalie visible. 

    Le 4 mai dernier, cette pratique a permis de détecter à la livraison de 80 cartons de yaourts Danone deux palettes dont la chaîne du froid avait été rompue (température mesurée à 11°C contre une exigence stricte de 4°C). 

   Le bon de livraison a été signé avec la mention manuscrite « Réserves sur palettes 3 et 7 – chaîne du froid rompue, contrôle température 11°C à 14h22 », et un constat amiable a été établi avec le chauffeur. Sans cette discipline, Frais & Plus aurait endossé la responsabilité d'une livraison défectueuse et perdu toute capacité de recours auprès du fournisseur.

La règle des 3 minutes avant signature du BL

4.2 – Le contrôle de conformité quantitatif et qualitatif

Le contrôle de conformité est l'étape charnière entre la simple réception physique et l'enregistrement comptable du stock. Il vise à vérifier que la marchandise effectivement livrée correspond bien à la commande passée, tant en quantité qu'en qualité. 

  Sur le plan quantitatif, l'opération consiste à compter unité par unité (ou peser, ou mesurer selon la nature des produits) et à confronter le résultat aux quantités indiquées sur le bon de livraison ainsi qu'à celles du bon de commande. Les trois documents doivent concorder strictement. 

    Toute différence, qu'elle soit en excédent ou en défaut, doit être consignée par écrit. Pour des livraisons volumineuses, un comptage par échantillonnage statistique peut être pratiqué selon une norme ISO 2859 qui définit les plans d'échantillonnage acceptables.

Sur le plan qualitatif, le contrôle s'attache à vérifier l'intégrité du produit (absence de chocs, de salissures, de défauts visibles), sa conformité aux spécifications techniques du cahier des charges (modèle, version, dimensions, couleur), la présence des accessoires et documents associés (notice, carte de garantie, certificat de conformité CE), et le respect des dates limites (DLUO pour les denrées, date de péremption pour les médicaments). 

     Dans certains secteurs sensibles, des contrôles techniques additionnels peuvent être nécessaires : test de fonctionnement pour du matériel électrique, mesure de température pour des denrées sous chaîne du froid, contrôle d'humidité pour des matériaux de construction. 

    Chez Métallium à Saint-Étienne, lorsque Adrien Vidal reçoit chaque semaine ses 18 tonnes d'acier inoxydable d'ArcelorMittal, l'agent de contrôle qualité Karim Boudaoud procède systématiquement à trois contrôles :

    pesée à la bascule (tolérance acceptée de ±0,5 %), vérification du certificat matière 3.1 selon la norme EN 10204 (composition chimique, propriétés mécaniques), et mesure d'épaisseur au pied à coulisse sur trois points par tôle. 

    Le 22 avril, un lot a été refusé car le certificat 3.1 indiquait un taux de chrome de 16,8 % au lieu des 17,5 % exigés par la norme AISI 316L : cette rigueur a évité de fabriquer 200 vannes hors spécifications qui auraient ensuite été refusées par le client final.

Contrôle de conformité : quantitatif et qualitatif

4.3 – La gestion des litiges et des non-conformités fournisseurs

Lorsque le contrôle de conformité révèle un écart entre la commande passée et la livraison effective, l'assistant de gestion ouvre un dossier de litige fournisseur. 

   La gestion de ce litige doit être à la fois rapide (pour respecter les délais contractuels de réclamation, généralement 48 à 72 heures pour les défauts visibles) et structurée (pour préserver la valeur juridique du recours). 

    La première action consiste à émettre des réserves formelles sur le bon de livraison au moment même de la signature, en précisant manuscritement la nature de l'écart, la quantité concernée et l'heure du constat. 

    Si la livraison est entièrement non conforme, le BL peut être refusé en totalité. Pour les écarts partiels, l'acheteur signe avec mention des réserves et conserve un exemplaire du BL ainsi annoté ainsi que des photographies des produits litigieux.

La deuxième action est la notification écrite au fournisseur, qui doit intervenir dans les 24 heures suivant la livraison. 

     Cette notification, généralement par courrier électronique avec accusé de réception (ou par lettre recommandée pour les cas graves), expose la nature du litige, rappelle la référence du BC et du BL, chiffre l'incidence en valeur et en délai, et précise la demande de l'acheteur : remplacement gratuit, avoir financier, livraison complémentaire ou résiliation. 

    La troisième action concerne le traitement comptable : tant que le litige n'est pas résolu, la facture fournisseur correspondante est mise en attente de paiement avec un motif documenté dans le PGI. 

   Au cabinet médical Aliénor à Bordeaux, Quentin Lacombe gère en moyenne 4 à 6 litiges par mois sur les consommables médicaux. Le 11 avril, une livraison de 500 gants nitriles taille L est arrivée avec 80 boîtes éventrées au transport.

    Quentin a refusé la signature sans réserves, photographié les emballages, sollicité un constat amiable du transporteur et envoyé dans la journée un mail au fournisseur Medi-Pro avec photos en pièce jointe. 

    Trois jours ouvrés plus tard, un nouveau lot complet a été livré gratuitement et la facture initiale a été annulée puis réémise sur les seules 420 boîtes intègres. Ce traitement structuré transforme un litige en démonstration de professionnalisme administratif.

Le protocole en 4 actions face à une non-conformité

4.4 – Le contrôle à trois voies : BC, BL et facture

Le contrôle à trois voies, traduction française du célèbre three-way matching pratiqué dans toutes les directions financières, est la procédure qui consiste à comparer systématiquement trois documents : le bon de commande (BC) émis par l'acheteur, le bon de livraison (BL) attestant de la réception physique des marchandises, et la facture (FACT) émise par le fournisseur. 

   Ce rapprochement est le pilier du contrôle interne en cycle achats-fournisseurs : il garantit que l'organisation ne paie que ce qu'elle a effectivement commandé et reçu, ni plus, ni moins.

     C'est aussi le rempart le plus efficace contre les fraudes (factures fictives, double facturation, surfacturation), contre les erreurs (saisie incorrecte du prix par le fournisseur, oubli d'une remise négociée) et contre les écarts logistiques (facture pour 500 unités alors que 480 ont été livrées).

La logique du contrôle à trois voies est triplement comparative. Premier niveau : la facture doit refléter exactement le BC pour le prix unitaire, les remises, le taux de TVA, le total HT et TTC. Deuxième niveau : la facture doit refléter exactement le BL pour les quantités effectivement livrées et acceptées. 

    Troisième niveau : si une réserve a été émise lors de la livraison, la facture doit en tenir compte par un avoir ou une rectification. 

   Ce n'est qu'après validation des trois rapprochements que l'assistant comptable autorise la mise en paiement. Dans un PGI moderne comme SAP, Oracle ou Sage X3, le rapprochement est automatique : le système refuse la mise en paiement de toute facture qui ne trouve pas son équivalent strict en BC et BL préalablement saisis. 

          Chez Distrimat, Théo Marini effectue chaque jour entre 12 et 20 rapprochements à trois voies dans le module comptabilité de Cegid : les 4 % de factures qui présentent un écart sont automatiquement mises en attente et traitées en réunion hebdomadaire avec l'acheteur. 

     Sur l'exercice 2025, cette discipline a permis d'éviter 23 900 € de paiements indus, dont 9 600 € de surfacturation involontaire d'un fournisseur et 4 200 € de double facturation détectée d'un partenaire récemment passé en redressement judiciaire. Le contrôle à trois voies est donc un standard universel de la fonction administrative et un signe de maturité organisationnelle.

Le contrôle à trois voies (three-way matching)

4.5 – Les indicateurs de performance des achats (taux de service, OTIF)

Mesurer la performance de la fonction achats suppose de définir un petit nombre d'indicateurs pertinents, faciles à calculer et révélateurs de la qualité du service rendu. Trois indicateurs forment le tableau de bord de base de toute fonction approvisionnement. 

     Le premier est le taux de service fournisseur, qui rapporte le nombre de lignes de commande livrées dans les délais convenus au nombre total de lignes commandées. Un taux de 95 % signifie que sur 100 lignes attendues, 95 ont été livrées à la date prévue ; les 5 % restants représentent les retards ou non-livraisons. 

   Le deuxième est le taux OTIF (On Time In Full), plus exigeant : il rapporte les lignes livrées à la fois à temps ET dans les quantités complètes au nombre total de lignes commandées. Un taux OTIF de 88 % indique que 88 % des commandes ont été parfaitement honorées, sans aucun écart de date ni de quantité. 

   Le troisième est le taux de litiges, calculé comme le ratio des lignes ayant donné lieu à un litige sur le total des lignes traitées.

À côté de ces indicateurs orientés fournisseurs, des KPIs internes complètent l'analyse : durée moyenne de traitement d'une DA, délai moyen de paiement des factures, économies obtenues en négociation, pourcentage d'achats hors contrat (qui révèle les contournements de la procédure achats). Tous ces indicateurs sont consolidés dans un tableau de bord mensuel partagé avec la direction générale. 

   Chez Frais & Plus à Nantes, Sophie Bertrand suit dans son tableau de bord Excel hebdomadaire ces six indicateurs principaux. Sur l'année 2025, son taux de service moyen s'est établi à 96,4 %, son taux OTIF à 91,2 % et son taux de litiges à 1,8 %. 

     Le tableau de bord lui a permis d'identifier en juin 2025 une dégradation brutale de la performance du fournisseur Charcuteries Lorraines (taux OTIF chuté à 72 %) ; après enquête, ce fournisseur traversait une crise sociale. 

    Sophie a alors basculé temporairement 40 % de son sourcing porc vers un partenaire alternatif, sécurisant l'approvisionnement de ses clients restaurateurs pendant trois mois critiques. Les indicateurs ne se contentent donc pas de mesurer le passé : ils orientent les décisions tactiques et stratégiques de la fonction achats.